Normas de acceso a las colecciones y Formulario de solicitud de investigación

Los materiales que se encuentran en los Archivos Históricos de la Oficina de Servicios Generales de Alcohólicos Anónimos están a la disposición de todos los miembros de A.A. y de otros investigadores que tienen interés en el legado de A.A. No obstante, el acceso está sujeto a controles. Los controles son necesarios para asegurar el anonimato de todas las personas mencionadas en los materiales de los archivos, en conformidad con las tradiciones de A.A. El acceso también debe estar controlado para proteger los materiales contra posibles pérdidas o daños físicos.

Las siguientes normas y directrices han sido establecidas por el Comité de Archivos Históricos de los custodios de la Junta de Servicios Generales de A.A. en cooperación con la Archivista de la OSG. Con estas normas, se trata de equilibrar las necesidades de los usuarios, los derechos exclusivos de los titulares de los copyrights, y las responsabilidades de los Archivos Históricos respecto a sus colecciones.

Se invita a los visitantes y a todas las personas interesadas a solicitar información acerca de cualquier aspecto de la historia de A.A. Normalmente el personal de los archivos realiza la investigación, encuentra las respuestas que usted busca y se las entrega por correo postal o electrónico. Todos los años recibimos miles de solicitudes de parte de miembros y amigos de A.A.

Típicas solicitudes:

• Información acerca de los eventos que condujeron a la fundación de A.A.;
• Información biográfica de los cofundadores de A.A. y los primeros miembros;
• Declaraciones y opiniones expresadas por Bill W. y el Dr. Bob;
• Los orígenes y el desarrollo de los pasos, tradiciones y principios orientadores de A.A.;
• Información acerca de diversas ediciones y/o declaraciones del Libro Grande y otras obras;
• Los usos de las oraciones, los lemas y logotipos de A.A., así como de las fichas y medallones de A.A.;
• Costumbres de grupo históricas y formatos de reuniones;
• Historias de grupo y de área, incluyendo las de otros países;
• Información acerca de la historia de A.A. en poblaciones especiales, minoría y mujeres;
• Números antiguos de boletines;
• Versiones antiguas de folletos y literatura de A.A.;
• Fotografías publicadas de los cofundadores de A.A., los pioneros y los eventos;
• El desarrollo de la estructura de servicio;
• Acciones de las Juntas, registradas en las actas de las reuniones;
• Diversas acciones de la Conferencia de Servicios Generales desde 1951.

Siempre les agradecemos sus preguntas. No duden en ponerse en contacto con los archivos históricos cuando quiera que sientan curiosidad acerca de cualquier elemento del legado de A.A.

Todos los visitantes son bienvenidos al centro de los Archivos Históricos. Allí pueden ver materiales seleccionados y hablar con la archivista acerca de nuestras colecciones, acerca de las actividades de archivos de sus áreas y de cómo pueden sacar provecho de los Archivos Históricos de la OSG.

Si un investigador desea manipular, leer y revisar una cantidad grande de materiales de archivo, debe ponerse en contacto con el personal de los Archivos Históricos con anticipación para hacer los arreglos necesarios. En la mayoría de los casos, el personal de los Archivos Históricos puede ofrecer acceso a la información publicada, tal como libros, boletines, folletos, artículos de servicio e informes, y en algunos casos materiales que datan de los primeros días de A.A.

No obstante, si un investigador desea usar materiales de los Archivos Históricos no publicados (correspondencia, actas de reuniones, información financiera, manuscritos, etc.), debe hacer una solicitud por escrito al Comité de Archivos Históricos de los custodios. El usuario debe presentar información completa acerca del tema, alcance y objetivo de la investigación que se lleve a cabo. Cada solicitud se considerará por separado. Ya que el comité se reúne tres veces al año, el último fin de semana de enero, julio y octubre, las solicitudes de investigación se considerarán tres veces al año. En casos especiales, se puede considerar la solicitud en otro momento.

Debido a la especial naturaleza de los materiales de nuestra colección, todos los investigadores deben conocer y respetar todas las tradiciones de A.A. que tengan que ver con su investigación, especialmente, la preservación del anonimato de todos los miembros de A.A.

El permiso para llevar a cabo una investigación se concede con la condición de que usted esté de acuerdo con mantener estrictamente el anonimato de todos los miembros de A.A., vivos o muertos, incluyendo el de los cofundadores de A.A. Se le pide respetuosamente que, al hacer citas de estos materiales, indique únicamente el nombre de pila y la inicial del apellido del miembro y así respetar la Undécima Tradición de A.A.: mantener el anonimato de sus miembros al nivel de los medios de comunicación públicos. Nunca se concede a ningún investigador permiso para publicar los nombres completos de los individuos. A cualquier persona que lo haga se le denegará todo acceso futuro a los Archivos Históricos de A.A.

Las fotocopias o escáners de materiales publicados, tales como folletos, artículos y boletines  estarán permitidas únicamente si el estado en que se encuentran los materiales permite que se haga la duplicación. Los originales de la correspondencia, los manuscritos no publicados y otros documentos confidenciales no podrán ser duplicados.

Todas las duplicaciones serán realizadas por el personal de los Archivos Históricos. A los investigadores en el sitio no se les permitirá usar escáners, cámaras, fotocopiadoras ni ningún otro aparato para hacer copias. Los investigadores pueden especificar un número limitado de páginas (de materiales publicados únicamente) para ser fotocopiadas o escaneadas por el personal de los archivos históricos. Según sea la cantidad solicitada y la carga de trabajo del personal de los archivos históricos, es posible que las copias tengan que ser enviadas al investigador por correo postal o electrónico en fecha posterior.

Los Archivos Históricos de A.A. tienen una gran cantidad de materiales que pueden o no pueden ser de dominio público. En algunos casos, A.A.W.S. no es titular de los copyrights de los materiales de la colección. El permiso para acceder e investigar no incluye ni implica permiso para el uso de la propiedad intelectual ni cualquier derecho a la propiedad intelectual de los documentos de los Archivos Históricos. Le corresponde al investigador la responsabilidad de obtener permiso del titular del copyright antes de publicar, reimprimir o hacer amplio uso de cualquier material protegido por copyright. Cualquier acuerdo referente a la propiedad intelectual ––tal como la publicación, reimpresión o cita de referencia de cualquier documento de los archivos–– debe pedirse por escrito separadamente.

Como se ha indicado anteriormente, el permiso para acceder a nuestros materiales y hacer copias no significa que el investigador ha obtenido la autorización para publicar, distribuir o hacer más copias de los documentos. 

Las solicitudes de usar los materiales de los Archivos Históricos de la OSG en una publicación, representación o difusión se deben dirigir a la Administradora de Propiedad Intelectual de A.A.W.S. de la OSG para información sobre el Convenio de Licencia de los Archivos Históricos. Pónganse en contacto con la oficina de IP: ippolicy@aa.org. 

A los investigadores que prevén publicar eventualmente sus trabajos se les aconseja que se informen de los derechos de publicación cuando comiencen su investigación.

Si se concede permiso: 

Pedimos que dos ejemplares gratuitos de todas las publicaciones basadas en los materiales de los Archivos Históricos sean donados a los Archivos tan pronto como se publique la obra. Al conceder autorización para publicar un manuscrito, los Archivos Históricos no renuncian a sus derechos de publicar posteriormente el manuscrito o conceder permiso a otros para publicarlo; de la misma manera, los Archivos no serán responsables por las violaciones de los derechos de copyright o de publicación en poder de terceros.

La ley de copyright de los Estados Unidos (Título 17, Código de los Estados Unidos) regula la creación de fotocopias y otras reproducciones de material protegido por copyright. Bajo ciertas condiciones estipuladas por la ley, las bibliotecas y archivos tienen autorización para hacer fotocopias u otras reproducciones. Una de estas condiciones estipuladas es que no se usen la fotocopia u otra reproducción para ningún propósito aparte del estudio privado o la investigación científica o académica. Si un usuario presenta una solicitud para una fotocopia o reproducción o la usa posteriormente para un propósito que no conforma con “uso justo”, puede ser que dicho usuario sea responsable de violación del copyright y/o esté sujeto a enjuiciamiento criminal.

Se han preparado los siguientes procedimientos para que la visita del investigador sea lo más útil posible y al mismo tiempo se preserven los materiales de archivos para generaciones futuras.

Tengan presente que si se desea revisar cualquier documento de los Archivos no publicado (correspondencia, actas de reuniones, información financiera, manuscritos, etc.) se debe presentar por escrito una solicitud al Comité de Archivos Históricos de los custodios para obtener acceso, y se debe recibir aprobación antes de que se conceda la autorización. Para más información, ver las normas de acceso a las colecciones.

1. Todos los investigadores deben notificar al personal la(s) fecha(s) en que planean visitar los archivos. Planear la visita con anticipación ayudará al investigador a usar su tiempo de la manera más eficaz. Los investigadores y el personal de los archivos deben trabajar juntos antes de la visita para identificar todos los documentos pertinentes, para que el personal pueda localizarlos y extraerlos. Algunos materiales se guardan fuera del sitio y se requiere tiempo para obtenerlos. Si no nos anuncian su visita con anticipación, nos veremos limitados en cuanto a la ayuda que podamos prestar a los investigadores.

2. Los investigadores deben inscribirse al llegar a los Archivos. Nuestro personal está disponible desde las 9 de la mañana hasta las 4:30 de la tarde, de lunes a viernes.

3. Los investigadores deben dejar con el personal de los archivos sus abrigos, bolsos y mochilas y otros efectos personales no necesarios para su trabajo.

4. Los investigadores no son admitidos en la cámara de los archivos. Todos los materiales serán extraídos y devueltos a la cámara de los archivos por los miembros del personal de los archivos.

5. Los materiales solo se pueden usar en las oficinas de los Archivos Históricos, en las mesas provistas para este efecto.

6. Los investigadores pueden usar computadores personales portátiles para tomar notas, o lapiceros únicamente. Para evitar posibles marcas permanentes en los materiales, se prohíbe el uso de plumas y bolígrafos. Tampoco se permite el uso de notas autoadhesivas, clips y otros marcadores que puedan causar daños.

7. Todas las fotoduplicaciones serán realizadas por el personal de los Archivos Históricos. La información adicional referente a la duplicación está disponible en las normas de acceso a las colecciones. No se permite el uso de cámaras ni escáneres, y los investigadores no pueden hacer sus propias fotocopias.

8. Todos los materiales se deben manipular con sumo cuidado para asegurar su preservación para generaciones futuras.  Se deben mantener siempre los materiales en el mismo orden y disposición existentes. Vuelvan las páginas con cuidado, no hagan marcas en los materiales, y no pongan libros u otros objetos encima de los artículos. Al manipular ciertos documentos, el personal puede exigir el uso de guantes de algodón.

9. No se permite comer ni beber en los Archivos Históricos.

10. Se ruega que devuelvan todos los materiales al menos 15 minutos antes de la hora de cierre de los Archivos. 

SOLICITUD PARA EL USO DEL CENTRO DE LOS ARCHIVOS HISTÓRICOS

Esta solicitud se aplica únicamente a los investigadores que trabajan con los materiales de archivo en el sitio de los Archivos Históricos de la OSG.

Se debe obtener autorización del Comité de Archivos Históricos de los custodios antes de conceder a un investigador acceso a los materiales no publicados de los Archivos Históricos para hacer investigaciones en el sitio.

Favor de leer atentamente la “Normas de acceso a las colecciones” antes de completar esta solicitud. Estas normas han sido establecidas por el Comité de Archivos Históricos de los custodios y están administradas bajo la dirección de dicho comité.

Ya que el comité se reúne tres veces al año, el último fin de semana de enero, julio y octubre, las solicitudes de investigación se considerarán tres veces al año. En casos especiales, se puede considerar la solicitud en otro momento.

Para solicitar la autorización del comité complete y firme esta solicitud y envíela a:

Coordinador, Comité de Archivos Históricos de los custodios
P.O. Box 459
Grand Central Station
New York, NY 10163

Tengan presente que solo las personas identificadas abajo serán consideradas para tener acceso a los materiales. Si usted planea hacer su investigación durante una visita en la que venga acompañado de un colega, amigo, cónyuge, padrino o ahijado, los nombres de estas personas deben aparecer listadas aquí abajo, de lo contrario no podrán ver los materiales con usted.

Haga click aquí para imprimir una copia del formulario de solicitud

Usted también puede someter un facsímile de la Solicitud de Investigación enviándolo por email a archives@aa.org o por fax a 212-870-3003.