Politique de la Collection des archives du BSG

Les Archives du BSG sont le dépôt des dossiers officiels et non-officiels qui documentent l’histoire des AA aux É.-U. et au Canada. On y trouve des collections personnelles, des manuscrits, de la correspondance, des publications, des photos et des souvenirs relatifs aux origines et à la croissance du Mouvement des AA. Les archives du BSG ont l’obligation de préserver de façon permanente ces dossiers et de fournir des locaux et des procédures pour assurer leur conservation. 

Les Archives du BSG collectionnent des documents en tous formats qui ont une valeur à long terme pour documenter le travail des Alcooliques anonymes. Les priorités d’acquisition des Archives incluent, mais ne se limitent pas à ce qui suit :

• Les publications éditées par AAWS, dont les livres, les annuaires, les rapports annuels, rapports de la Conférence, sondages, plaquettes, brochures, magazines, bulletins, documents de service, messages d’intérêt public, communiqués de presse et autres documents de relations avec les médias et davantage;
• Le magazine The Grapevine, et autres documents publiés par A.A. Grapevine, Inc.
• Les documents publiés par des sources extérieures aux AA qui décrivent le programme des AA, le problème de l’alcoolisme de façon générale, ou qui sont par ailleurs importants pour l’organisation, tels des livres, des articles, des discours, des critiques, des programmes de télévision ou d’autres médias, et autres;
• Des collections de documents audiovisuels dont : des photographies, des vidéos et enregistrements sonores importants pour les AA ; les enregistrements des Conférences des Services généraux, des Congrès internationaux et des Réunions mondiales du service et autres événements importants; les discours et allocutions des pionniers des AA, des administrateurs et directeurs de AAWS et autres personnes, et davantage ;
• Les procès-verbaux et autres documents du Conseil de AAWS, du Conseil des Services généraux, des réunions de comités, des Conférences et Congrès ;
• Les documents de travail, les dossiers thématiques, la correspondance, les rapports, l’information financière et les discours des membres du personnel et des directeurs généraux du Bureau des Services généraux ;
• Les documents personnels des administrateurs, directeurs de AAWS et autres personnes importantes, alcooliques et non alcooliques, dont les pionniers des AA – ces documents peuvent comprendre la correspondance, les journaux personnels, les spicilèges, les photo, manuscrits, allocutions, les notices nécrologiques, les récompenses et artéfacts;
• Les histoires orales et les histoires de personnages qui ont joué un rôle important dans l’histoire nationale et internationale des AA.
• Les histoires de groupes et des régions et des rapports et bulletins choisis des groupes et des régions.

Les Archives du BSG acceptent avec plaisir les dons de matériel d’archive qui entrent dans la description de l’étendue de la collection décrite ci-dessus. Toute personne souhaitant donner des articles de valeur archivale devrait entrer en communication avec l’archiviste du BSG pour discuter du don et déterminer si l’article peut constituer un don aux archives du BSG.

Quand nous acceptons une collection, nous nous engageons à la cataloguer et à la préserver ce qui exige du temps et des coûts pour les fournitures d’archives. Les dons qui sont coûteux à conserver, qui exigent des conditions spéciales et un traitement élaboré ou qui nécessitent une utilisation excessive des ressources des Archives pourraient ne pas être acceptés.
On demande au donateur de signer un Acte de donation qui transfère la propriété aux archives du BSG. Nous préférons que le titre de propriété soit transféré sans restriction, mais nous sommes prêts à travailler avec des donateurs qui posent certaines restrictions à leur don. Lorsque cela est requis, le donateur devra également signer un formulaire d’assignation de copyright.

Les Archives du BSG ne font pas l’évaluation monétaire pour les donateurs et ne ferons aucun commentaire sur la valeur financière d’un document. S’il est nécessaire de placer une valeur monétaire, nous recommandons que l’estimation en soit fait par une tierce partie indépendante avant le transfert du titre de propriété aux Archives du BSG.

Règle générale, les Archives du BSG n’achètent pas de documents, de livres ou d’artéfacts d’archives.

Règle générale, les Archives du BSG n’acceptent pas de prêts d’articles.

Règle générale, les Archives du Bureau des Services généraux ne cherchent pas à acquérir les collections qui portent sur les groupes locaux, les districts ou les régions. Plusieurs groupes, districts, intergroupes/bureaux centraux et régions ont leurs propres collections dynamiques d’archives et ce matériel convient peut-être mieux aux archives de ces régions. Cependant, nous acceptons les histoires des régions et certains autres documents produits à l’échelle locale.

De même, les Archives du BSG ne cherchent généralement pas à acquérir les collections constituées en dehors des É.-U. et du Canada, même si nous acceptons des histoires abrégées de la croissance des AA dans d’autres pays.

Lorsqu’une collection conviendra mieux à une autre collection d’archives, les Archives du BSG collaboreront avec le donateur pour la confier au dépôt approprié.
 
Règle générale, les Archives du BSG ne collectionnent pas les documents suivants :

• Les brouillons, les données statistiques brutes ou les documents incomplets
• Les artéfacts tridimensionnels comme les œuvres d’art encadrées, les T-shirts, les tasses, les bijoux et autres.
• Plus d’un exemplaire d’un article.

Dans la plupart des cas, on ne conservera au maximum que trois exemplaires d’un article.

Les Archives peuvent décider de numériser, de microfilmer ou reformater autrement des collections reçues en don aux fins de préservation. Dans ce cas, le document originel pourra soit être conservé par les Archives, soit envoyé en entreposage hors site ou retiré de la collection.

Règle générale, les dons de documents d’archives sont considérés très importants et présumés devoir être conservés de façon permanente. Cependant, aucune personne ou institution ne peut prévoir l’attitude des générations à venir ni garantir l’intégrité au-delà de ce que permettent les meilleurs moyens de préservation.

Les Archives se réservent le droit de réévaluer les documents historiques et de retirer de l’inventaire et de disposer de certains articles judicieusement selon les normes professionnelles généralement en usage. Les Archives peuvent décider de retirer un article de l’inventaire lors que l’une ou l’autre des conditions suivantes se présente :

1. L’article n’est plus pertinent pour les Alcooliques anonymes ou pour la mission et la raison d’être des Archives ;
2. L’article serait mieux conservé dans un autre dépôt d’archives ;
3. L’article s’est dégradé au point de ne plus être utile ;
4. L’article est fait de matériel dangereux ou se décompose de façon telle qu’il affecte directement la condition des autres articles et/ou la santé et la sécurité du personnel ou des visiteurs des Archives ;
5. Les Archives ne peuvent continuer à accorder la protection et l’entreposage de l’article selon les normes professionnelles en usage ;
6. Les coûts de préservation et d’entreposage de l’article dépassent de beaucoup la valeur de l’article en fonction de la mission et de la raison d’être des Archives ;
7. L’article peut être remplacé par un objet similaire ou d’une signification plus grande, d’une meilleure qualité ou en meilleure condition ;
8. Les normes juridiques ou éthiques dictent que l’objet soit retiré.

Nous maintiendrons des dossiers complets sur tous les articles retirés d’inventaire et de leur éventuelle disposition. Un article retiré de l’inventaire pourrait être l’objet d’une des mesures suivantes (en ordre de préférence) :

1. Transfert à un dépôt d’archives des Alcooliques anonymes plus approprié dans une région, dans un intergroupe/bureau central, dans une région, un district ou un groupe ;
2. Don à des archives non AA appropriées ou à une institution de haut savoir;
3. Retour au donateur original ;
4. Destruction de l’article.

12-2006 AF